Muitos proprietários de farmácias podem subestimar a necessidade de realizar um balanço regular de seus medicamentos e demais produtos, mas essa prática desempenha um papel crucial na gestão eficiente dos resultados e na minimização de riscos. A Automatiza Sistemas, uma empresa especializada em gestão de farmácias com destaque em todo o país, oferece uma solução inovadora para simplificar esse processo. Seu software de gestão não apenas auxilia na contagem de estoque, mas também permite realizar o balanço da farmácia com ela aberta, otimizando o atendimento ao cliente e a gestão de produtos.
O primeiro passo para um balanço eficiente é realizar um inventário de estoque. O inventário é uma técnica que visa determinar a quantidade física de mercadorias no estoque da empresa. É uma prática que deve ser realizada com frequência para garantir sua eficácia. Para farmácias, esse procedimento é especialmente delicado e requer atenção cuidadosa.
O inventário de produtos em estoque não apenas ajuda a manter o controle sobre os medicamentos disponíveis, mas também pode melhorar a situação financeira da empresa. É um passo essencial para garantir que os produtos estejam em conformidade com os registros e que não haja desvios ou perdas não registradas.
Uma das etapas cruciais é determinar o dia em que o balanço da farmácia será realizado. Essa escolha é fundamental para organizar a equipe e garantir que o processo seja eficiente. Além disso, os itens devem ser devidamente identificados para garantir que a contagem seja precisa.
Uma estratégia eficaz é dividir os produtos em lotes, seguindo o layout do estoque ou da farmácia. Isso pode ser feito por setorização, onde pequenos espaços são designados para diferentes tipos de produtos. Essa abordagem ajuda a minimizar erros e torna o processo de contagem mais gerenciável.
Após a setorização, os setores podem ser inventariados usando coletores de dados que interpretam os códigos de barras dos produtos. O software da Automatiza Sistemas desempenha um papel fundamental nessa fase, indicando quais setores ainda precisam ser contados e mostrando a localização de cada um.
À medida que os setores são processados, a equipe de ponto de estoque e perdas ou uma auditoria independente pode realizar a auditoria das operações. O sistema fornece informações detalhadas sobre o progresso do inventário, permitindo um acompanhamento eficaz.
Encontrar o erro no estoque com maior velocidade
Como o balanço compulsório é realizado diariamente pela equipe interna na loja, a velocidade para encontrar falhas no estoque e ajustar essa quantidade para que o estoque físico e virtual esteja em concordância é muito considerável. Todo dia o estoque de alguns produtos é validado se a quantidade que se tem na prateleira, gôndola… bate com a quantidade que está no sistema.
Indicador do percentual de erro no estoque
A ferramenta de balanço dispõe de um indicador muito preciso na gestão do estoque, que é o “percentual de erro” proveniente das contagens realizadas no período. Com esse indicador o gestor consegue identificar a necessidade de realizar um balanço geral da loja ou não, agindo de forma proativa, corrigindo possíveis desvios e garantindo a acuracidade das informações.
Redução no investimento de pessoal para contagem
Caso o cliente siga as regras do balanço compulsório, é possível realizar a contagem do estoque de forma diária, dispensando a necessidade de contar tudo de uma única vez. Isso resulta em uma redução significativa nos custos com pessoal dedicado a essa tarefa.
Compra mais assertiva
Com a certeza de que o estoque virtual corresponde ao estoque físico, a equipe de compras pode realizar suas compras de forma mais precisa e eficiente, confiando realmente na demanda de compra que o sistema gera. Isso evita situações de falta ou excesso de produtos, otimizando o fluxo de caixa e a satisfação do cliente por encontrar o produto sempre que visitar na Farmácia.
Remanejamento simplificado de estoque
Nossa ferramenta permite o remanejamento de estoque entre diferentes filiais de forma fácil e rápida. Isso possibilita aproveitar os produtos que estão sobrando em uma loja e levá-los para outra onde há demanda, garantindo um melhor aproveitamento dos recursos e uma gestão mais eficiente. Lembrando que essa prática evita a perda de produtos na farmácia que está com excesso e economia de compra na filial que está com falta desses produtos.
Prevenção de perdas por vencimento
Os colaboradores internos no ato da contagem dos produtos na Farmácia, podem separar os que estão próximo do vencimento para ações de saída mais rápida (estratégias de comissionamento, preço, marketplace, site) além de arrumá-los e deixar a loja mais bonita.
Prevenção de furtos internos
Outro benefício do balanço compulsório da Automatiza Sistemas é impedir que os funcionários burlem o processo de contagem do estoque, auxiliando na prevenção de furtos internos. Com um controle mais rigoroso e regular do estoque, a segurança dos produtos é aumentada e os prejuízos decorrentes de furtos podem ser evitados.
O conteúdo acima foi apenas uma amostra da quantidade de informações válidas que podemos obter com o Balanço em farmácias, e por isso, a Automatiza Sistemas lançou um e-book completo de um Guia prático para Balanço em farmácias, nele você irá explorar as mais diversas e atuais estratégias e ferramentas essenciais para garantir a precisão do controle de estoque, evitar perdas e otimizar a gestão da sua rede de drogarias.
Descubra as estratégias e ferramentas essenciais para garantir a precisão do controle de estoque, evitar perdas e otimizar a gestão da sua rede de drogarias.
Clique abaixo e veja o vídeo sobre o Balanço compulsório e as formas de maximizar sua gestão.
Automatiza Talks #01 - Maximizando resultados com o balanço compulsório
Em resumo, o balanço em farmácias é uma prática essencial para a gestão eficaz dos negócios. A Automatiza Sistemas oferece uma solução de software de gestão que simplifica esse processo, permitindo que os proprietários realizem o balanço com a farmácia aberta, otimizando o atendimento ao cliente e minimizando riscos. Ao seguir as práticas recomendadas, como a setorização e a contagem eletrônica, as farmácias podem manter um controle rigoroso sobre seu estoque e melhorar sua situação financeira.
Com a ajuda da Automatiza Sistemas e a realização regular de balanços de farmácia, os empresários podem garantir que seus negócios funcionem de maneira eficiente, proporcionando um atendimento de qualidade aos clientes e alcançando resultados positivos. Portanto, realizar balanços de farmácia não é apenas uma rotina importante, mas também uma estratégia fundamental para o sucesso a longo prazo no setor farmacêutico.
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