Imagine a seguinte cena: o cliente chega até o balcão, procura por um medicamento ou produto de necessidade recorrente e… está em falta. No sistema, consta como disponível, mas no estoque físico, nada. Essa situação, comum em muitas drogarias, é chamada de ruptura de estoque em farmácias, e causa prejuízos financeiros, insatisfação do cliente e perda de credibilidade para o estabelecimento.
Infelizmente, esse problema acontece com mais frequência do que se imagina e compromete não só as vendas do dia, mas também o relacionamento a longo prazo com o consumidor. A boa notícia é que com o apoio de tecnologia e boas práticas de gestão, é possível reduzir drasticamente esse cenário.
Nesse artigo quero te mostrar algumas práticas, metodologias e ferramentas que podem te auxiliar a ser mais assertivo quando o assunto é estoque!
Primeiramente a ruptura de estoque em farmácias ocorre quando um produto com demanda não está disponível na farmácia no momento da venda, impedindo o atendimento ao cliente.
Em outras palavras, mesmo havendo interesse de compra, a falta do item em estoque compromete a experiência do consumidor e pode gerar perda de receita.
Essa indisponibilidade pode ser causada por falhas operacionais, erros de cadastro, problemas logísticos, compras mal planejadas, entre outros fatores que, quando somados, comprometem a eficiência da operação. Abordaremos abaixo as principais causas:
Listamos abaixo os fatores mais comuns que levam à ruptura de estoque. Identificá-los é o primeiro passo para corrigi-los.
Atrasos na entrega por parte do fornecedor
Problemas logísticos, como falhas no transporte ou má organização dos distribuidores, geram atrasos na entrega dos pedidos e comprometem a reposição no prazo ideal. É importante considerar o desvio padrão do prazo de entrega ao planejar as compras.
Pedido feito fora do momento ideal
Quando o comprador não realiza o pedido na data correta, pode ocorrer uma ruptura nos dias seguintes, principalmente se o produto tem alta rotatividade. O timing da reposição é tão importante quanto o volume comprado.
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Basear compras apenas na média geral de consumo
Utilizar apenas a média de vendas diárias como critério para compras pode ser arriscado, pois esse indicador não considera picos de demanda, sazonalidades ou variações entre dias e períodos específicos.
Compras sem análise aprofundada de dados
Realizar pedidos sem levar em conta fatores como dias de estoque disponível, giro de produtos, data de validade, tempo médio de entrega e confiabilidade do fornecedor compromete a eficiência da reposição. A falta dessa análise leva a erros de volume e timing.
Desconsiderar a particularidade de cada loja ou filial
Distribuir os produtos de forma igualitária entre as unidades da farmácia sem considerar o perfil de vendas e demanda de cada uma é um erro comum. Por exemplo, se uma rede com 5 lojas compra 500 unidades de um item e divide 100 para cada, pode haver sobra em lojas com menor giro e falta nas de maior movimentação. Cada ponto de venda deve ser abastecido conforme sua realidade.
Metodologias de gestão de estoque em farmácias
Cada método tem suas próprias características e aplicabilidades, e a escolha do método adequado pode depender das características específicas da farmácia e do tipo de produtos que ela mantém em estoque. Abaixo, defino alguns dos métodos comuns de gestão de estoque:
No Método do Preço Específico: atribui-se um valor individual a cada item do estoque, somando-os para obter o valor total. Embora seja um método preciso, no contexto do varejo, especialmente em farmácias com grande movimentação de estoque, essa abordagem pode tornar-se excessivamente trabalhosa.
Método da Curva ABC: A Curva ABC é uma estratégia que visa direcionar o controle para os itens mais relevantes. Classificando os produtos em categorias A, B e C com base em seus valores, essa metodologia facilita o planejamento de estoque.
Método PEPS: As mercadorias mais antigas são priorizadas, sendo as primeiras a serem vendidas. Essa abordagem visa evitar perdas por vencimento, mantendo no estoque apenas os itens mais recentes. Uma prática vital para garantir a qualidade dos produtos comercializados.
Método do custo médio: A estratégia do Custo Médio envolve o cálculo de uma nova média de custos a cada nova compra. Isso resulta na definição do preço dos itens, considerando valores anteriores somados aos mais recentes. Uma abordagem dinâmica que reflete as variações no mercado e nas aquisições da farmácia.
Método de custo e preço de venda no varejo: Neste método, faz-se uma análise abrangente somando todos os produtos do estoque a preços de venda. Isso permite avaliar os estoques finais a preço de custo, considerando a margem de lucro. Uma abordagem integrada equilibra a sustentabilidade financeira com a competitividade no varejo farmacêutico.
Ao implementar tais métodos, as farmácias podem otimizar operações, assegurando equilíbrio entre oferta, demanda e rentabilidade.
Não há uma fórmula pronta para evitar a ruptura de estoque em farmácias, mas, há algumas práticas que podem auxiliar você gestor de farmácia a parametrizar desde o cadastro do cliente e produtos, até o pedido de compras e gestão de estoque.
Para isso, é necessário contar com o sistema de gestão da sua farmácia, pois, isso tornará o processo mais eficiente e mensurável.
Por onde começar? Faça o diagnóstico do seu estoque atual, isso é ideal pois é necessário conhecer e observar os produtos de alto giro e produtos de pouca saída na farmácia. Depois disso, você pode utilizar alguma metodologia de análise de estoque.
Outra prática importante, para você gestor, evitar a ruptura de estoque em farmácias é definir um estoque mínimo também conhecido como ponto de pedido, estoque máximo e estoque de segurança.
Você deve estar se perguntando, como vou saber qual a quantidade mínima e qual a quantidade máxima? Como defino o estoque de segurança? Não é mesmo? É bem simples, você pode fazer isso através do cálculo da demanda considerando o ponto de pedido. Veja abaixo:
Calculando a média de vendas em unidades por produtos (Método da Curva ABC por Quantidade), faça a média de vendas por dia de cada produto. Esta média diária é denominada de “demanda”. De posse da demanda diária de cada produto, é possível definir um estoque mínimo (chamado também de “estoque de segurança” ou “Ponto de Pedido”), e também um Estoque Máximo (também chamado de “Estoque Ideal”).
Toda Farmácia deverá estudar e compor o seu Chamado “Mix de Produtos”, tendo a “Demanda” de cada produto é possível definir este Mix de Produtos, através da determinação do Estoque Ideal (ou Estoque Máximo).
Para definir as quantidades ideais de cada produto que irá compor o mix de produtos, devemos utilizar a demanda (D) para um certo número de dias de estocagem. Assim, multiplicando a demanda (D) por um número de dias pré-definido para cada grupo de produtos, podemos obter o estoque mínimo (estoque de segurança ou ponto de pedido) e o estoque máximo (ou estoque ideal).
É importante ressaltar que o número de dias do estoque mínimo deverá levar em consideração a “logística de reposição” dos produtos, em contrapartida, o estoque máximo dependerá do capital de giro, manuseio e riscos da empresa.
No sistema de gestão, é possível registrar automaticamente os momentos de ruptura. O sistema entende como ruptura o momento em que há apenas uma unidade disponível de determinado produto, e essa unidade é vendida. A partir desse ponto, o sistema grava:
Com base nesses dados, o sistema consegue calcular com mais precisão o impacto da ruptura nas vendas e ajustar as projeções futuras, garantindo que produtos com giro consistente não sejam prejudicados na análise de desempenho.
Após a gravação da ruptura do estoque, o sistema também deve ter a capacidade de considerar essa ruptura no cálculo da demanda do pedido e estoque ideal ao parametrizar o pedido de compra da farmácia.
Essa consideração permite ajustes mais realistas no planejamento de reposição, evitando que produtos com alta demanda sejam subestimados devido à falta temporária.
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Para isso é necessário colocar em prática todas as dicas e informações que deixamos neste artigo, você pode também melhorar o planejamento de compras, considerando a sazonalidade, campanhas promocionais e lançamentos. Fazer balanços periódicos ajudam a manter o estoque sempre atualizado e diminui a discrepância entre o estoque físico e virtual.
A ruptura de estoque em farmácias é um desafio que exige atenção constante, análise precisa e uso de tecnologia. Evitá-la é possível — e mais simples do que parece — quando você conta com processos bem definidos e um sistema que automatiza as decisões.
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