Dotação orçamentária em farmácias. Você realiza o balanço do orçamento anual da sua farmácia? E o mensal? Define a dotação orçamentária das despesas? E das compras? Afinal, sabe o que é dotação orçamentária? Este é o tema que abordaremos hoje no blog.
O Brasil possui empreendedores natos, de sucesso e com uma boa visão de mercado no ramo farmacêutico. Prova disso é que somente em 2018, as 87.794 farmácias e drogarias privadas que formam o varejo nacional registraram R$ 62,4 bilhões – dados retirados do Guia 2019 INTERFARMA. O crescimento do setor se acentuou nos últimos anos, principalmente devido ao uso de tecnologia, incluindo a automatização dos processos.
Ainda assim, a grande maioria dos empresários não planeja e ignora a importância da gestão de custos. Seja por falta de conhecimento ou orientação, muitos confundem fluxo de caixa com disponibilidade financeira, distorcendo a análise da viabilidade dos seus negócios.
De maneira geral, podemos dizer que dotação orçamentária é uma verba prevista como despesa destinada para fins específicos. Exclusivamente no caso de farmácias e drogarias, refere-se também ao valor máximo estipulado para a compra eficaz de produtos durante o mês. Desta forma, aos administradores que pretendem melhorar os resultados das suas lojas, tornando-as mais competitivas no mercado, é necessário ter um método de gestão eficiente.
Quando a drogaria não está indo bem em relação ao que sobrou no final do mês, alguns empresários acreditam que tal fato se justifica pelos preços altos de seus produtos ou devido à falta de promoções, fatores que podem atrapalhar o fluxo de pessoas dentro do estabelecimento. Mas nem sempre esses são os causadores do problema. Pode ser que o dinheiro destinado à conta bancária da farmácia esteja ficando no seu estoque.
Ter dinheiro em caixa não necessariamente significa ter o melhor lucro. Entretanto, otimizar os resultados e ter organização financeira com certeza contribuirá para a expansão da empresa. Neste sentido, é primordial que toda loja possua um plano de contas e que cada gestor determine a padronização das despesas em categorias, para que consiga visualizar o percentual que cada grupo representa na venda.
Ao definir um limite ou meta de gastos, naturalmente obtém-se o conhecimento do quanto é possível gastar na manutenção da farmácia, em folha de pagamento, comissão e em outras demandas, por exemplo. Sendo assim, é importante estipular uma dotação orçamentária para as principais categorias de despesas e saber quais são seus respectivos parâmetros máximos.
Aqui, é fundamental a sensibilização sobre a elaboração mensal de demonstrativos de resultados financeiros para apurar o lucro e planejar os preços a serem praticados. Para isso, é necessário levantar dados que mensuram os resultados da sua farmácia.
A princípio, sugere-se que o gestor disponha de informações baseadas nos demonstrativos por regimes de caixa e competência. É desta forma que obterá o CMV (Custo da Mercadoria Vendida) comparado com o valor efetivamente pago aos fornecedores no período. Ou seja, a dotação orçamentária de compra e lucro operacional, parte desta análise de dados. Isso fará com que o empresário enxergue o potencial máximo de lucro e se o fluxo de caixa da farmácia está de acordo com o projetado.
Após este processo, é de extrema importância que o software de gestão, por meio do CMV das vendas corrente no mês, estipule, de forma automática, o saldo disponível para compra. Esta ação garante que os pedidos realizados no período em andamento sigam cuidadosamente os valores específicos de cada grupo de produtos.
É essencial, também, saber fazer a leitura dos dados. Exemplificando: quando ocorre uma superação do CMV, quer dizer que o estoque está com produtos além do necessário e parte do capital de giro estará comprometido com a estocagem desnecessária. Quando ocorre o inverso, de compras abaixo da dotação orçamentária (CMV), significa que o estoque está diminuído, podendo refletir no ajuste do volume e venda futura. Por esta razão, o acompanhamento mensal dos dados deve ser realizado impreterivelmente.
Vale ressaltar que todos setores da empresa precisam estar em sinergia. A atenção voltada ao setor de compras, por exemplo, ao repor a mercadoria vendida no mês anterior ou corrente, contribui para suprir os estoques de maneira que não seja realizado compras fora do necessário. Esta ação, consequentemente, não comprometerá o capital de giro ou não deixará que ocorram falta de produtos.
De maneira simplificada, a dotação orçamentária de compra e de despesas garantem que o estoque da farmácia se manterá em excelentes patamares e os gastos projetados sejam os realizados, auxiliando, assim, na blindagem do lucro operacional do seu negócio. Mas, para isso, a análise de resultado deve sempre ser seguida com disciplina e tecnologia para facilitação dos processos.
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