Você sabia que existe a possibilidade de eliminar a espera pelo representante do fornecedor de medicamentos ao fazer os pedidos de compra para sua farmácia? Graças ao sistema da Automatiza que possui o pedido eletrônico, esse cenário é agora uma realidade tangível. A tarefa de reabastecer o estoque está evoluindo de um processo manual para uma automação cada vez mais presente nas operações farmacêuticas.
O pedido eletrônico simplifica consideravelmente a rotina do encarregado de estoque e do gestor de compras. Sua eficiência reside na habilidade de gerar pedidos de compra de forma ágil, com base em informações diretamente extraídas das vendas realizadas na própria farmácia.
A grande vantagem é que todos os cálculos relacionados à demanda e às quantidades de compra são executados de maneira integrada ao software de gestão da Automatiza. O resultado é a geração de pedidos eletrônicos sob medida, perfeitamente alinhados com os padrões de demanda específicos daquele estabelecimento.
Apesar dos inúmeros benefícios oferecidos, é surpreendente a baixa adoção do sistema de pedidos online de compras por parte dos proprietários e gestores de farmácias. Esse cenário pode ser atribuído, em parte, à falta de conhecimento acerca das vantagens que essa abordagem proporciona.
Com o intuito de dissipar quaisquer dúvidas relacionadas ao processo de compras via pedidos online, apresentamos a seguir um artigo abordando os principais aspectos que fazem dessa ferramenta tão poderosa. Não deixe de conferir e ficar por dentro do assunto!
O processo de solicitação de compra ocorre quando uma empresa necessita reabastecer os itens que foram vendidos. Embora o conceito seja direto, a execução desse procedimento envolve nuances específicas.
| Quando é o momento apropriado para que uma farmácia faça a solicitação de compra? Como determinar a quantidade ideal a ser adquirida? Quais fornecedores de medicamentos são mais adequados para efetuar as compras? |
Todas essas indagações desempenham um papel crucial no contexto do processo de aquisições de um estabelecimento comercial.
O processo de pedido manual ocorre quando uma farmácia realiza uma solicitação de compra ao seu fornecedor de forma não eletrônica, ou seja, sem utilizar softwares de computador. Para executar esse procedimento, é necessário estabelecer contato direto com o representante do distribuidor e requisitar a aquisição dos produtos desejados.
Frequentemente, as farmácias recebem visitas regulares dos representantes das empresas farmacêuticas, os quais efetuam o pedido de reposição diretamente no balcão de atendimento, com base em anotações manuais, muitas vezes denominadas "caderninho de falta" (ou "falteiro").
Você já tinha tido conhecimento do termo "caderninho de falta"? Trata-se de um método manual para registrar à mão os produtos que estão em escassez no estabelecimento. Contudo, esse procedimento acarreta um desafio significativo quanto à confiabilidade das informações, uma vez que as quantidades anotadas podem ser imprecisas. Isso, por sua vez, pode levar a situações em que o estoque fica esgotado (ruptura de estoque) devido a essa imprecisão.
Diferentemente do pedido manual, que se concretiza por meio de documentos físicos e papelada, o pedido eletrônico opera inteiramente em formato tecnológico, dentro do sistema da farmácia.
No contexto do pedido eletrônico, não se faz necessária a presença do representante do distribuidor, já que todas as informações de compra são transmitidas de maneira online, utilizando a internet como meio de comunicação e o sistema de gestão.
O procedimento é bastante simples: o supervisor de aquisições da farmácia utiliza o próprio sistema interno para criar uma relação dos itens que carecem de reposição. O sistema da farmácia executa os cálculos necessários e apresenta as quantidades recomendadas para compra.
Naturalmente, a solicitação eletrônica de compra pode ser ajustada, ou seja, editada conforme as exigências da farmácia (adicionando ou removendo itens).
Após a validação dos produtos e quantidades, o arquivo digital contendo a requisição eletrônica de compra é então encaminhado ao fornecedor de medicamentos. No passo subsequente, a farmácia aguarda até que o distribuidor aceite suprir todos os produtos especificados na solicitação eletrônica.
Se tudo estiver em ordem, o distribuidor comunica virtualmente à farmácia que a solicitação de compras será processada e expedida para o endereço designado. A farmácia, por sua vez, inicia o processo de pagamento do pedido e por fim aguarda a entrega física dos produtos.
Todo esse fluxo é realizado de maneira virtual, eliminando a necessidade de o responsável pelo estoque ou o supervisor de aquisições terem que se deslocar da farmácia ou interagir com representantes das empresas farmacêuticas pessoalmente.
Visando facilitar a vida dos gestores de farmácia muitas distribuidoras de medicamentos já possuem ferramentas associadas ao sistema da farmácia, facilitando assim o pedido de forma eletrônica. Segue abaixo as principais distribuidoras que aceitam o pedido eletrônico:
PHARMALINK;
DISMED
PANPHARMA
FARMAIS;
DP4;
DROGACENTER;
JORGE BATISTA/NAZÁRIA;
PANARELLO;
PEDIDO ELETRÔNICO PROFARMA;
PEDIDO ELETRÔNICO SANTA CRUZ;
SERVIMED.
O Sistema Automatiza atuará como um intermediário, facilitando a troca de pedidos e informações, é crucial que todas as configurações estejam alinhadas de acordo com os requisitos específicos de cada distribuidor de medicamentos.
Uma vez concluída a etapa de configuração, o processo se torna bastante intuitivo. Você precisará selecionar o período de vendas desejado, permitindo que o software de gerenciamento da farmácia calcule a curva de demanda, determinando a quantidade exata de produtos que precisam ser reabastecidos no estoque. Esse cálculo é realizado rapidamente pelo sistema em questão.
Após o cálculo da demanda, todas as informações pertinentes aos produtos são carregadas na tela, proporcionando uma visão clara dos produtos que precisarão ser incluídos no pedido. Com essa abordagem automatizada, o processo de realização de pedidos eletrônicos torna-se mais eficiente e preciso, otimizando o gerenciamento de estoque da farmácia.
Nesse ponto do processo, o responsável pela farmácia, como o gestor ou o encarregado do estoque, é encarregado de gerar o pedido de compras eletrônico. Subsequentemente, o próximo passo envolve aguardar a análise e aprovação do pedido por parte do distribuidor.
O tempo de resposta pode variar dependendo de cada fornecedor. A farmácia tem a capacidade de monitorar esse andamento diretamente no sistema, através dos diferentes status do pedido eletrônico, que incluem:
É crucial lembrar que nem todos os distribuidores ou fornecedores de medicamentos têm a capacidade de atender a todas as categorias de pedidos eletrônicos de compra. Alguns podem ser especializados em certos grupos de produtos. Daí a importância de manter uma lista de 3 a 5 fornecedores, para assegurar versatilidade e opções diversas.
Além disso, é de extrema importância que a farmácia possua uma conexão de internet estável, assegurando uma comunicação eficaz entre o software de gerenciamento da farmácia e os distribuidores de medicamentos. Essa conectividade é essencial para garantir a agilidade e eficiência durante todo o processo de realização de pedidos e a subsequente entrega.
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VANTAGENS DO PEDIDO ELETRÔNICO
No geral, o Pedido Eletrônico de Compra oferece uma série de vantagens, desde a simplificação do processo de compra até a melhoria na gestão de estoque e na tomada de decisões baseada em dados. Isso pode resultar em uma operação mais eficiente e menos propensa a erros para empresas como farmácias e drogarias.
VANTAGENS DO PEDIDO MANUAL
É importante destacar que, embora o Pedido Manual de Compra possa ter suas vantagens em certos cenários, ele também pode estar sujeito a desvantagens, como maior propensão a erros de entrada de dados, menor eficiência no processamento e dificuldades de rastreamento. A escolha entre um Pedido Eletrônico de Compra e um Pedido Manual de Compra dependerá das necessidades específicas da farmácia, das preferências dos fornecedores e das características do mercado em questão.
O pedido eletrônico de compra representa uma solução inovadora e altamente vantajosa para otimizar e simplificar as operações de compra em farmácias e drogarias. As vantagens são inegáveis: desde a prevenção de furos no estoque até a eficiência no processo de compras, essa abordagem oferece um conjunto abrangente de benefícios.
Ao eliminar intermediários, reduzir erros, possibilitar a integração com sistemas de gestão e oferecer a conveniência de realização de pedidos online, o pedido eletrônico se destaca como uma ferramenta essencial para a gestão eficaz dos negócios. Além disso, ao possibilitar negociações mais ágeis com fornecedores e promover um acompanhamento mais detalhado do histórico de compras, ele não apenas facilita, mas também aprimora a tomada de decisões estratégicas.
Portanto, a escolha pelo pedido eletrônico de compra não apenas agrega praticidade, mas também impulsiona a eficiência e competitividade das operações da farmácia, garantindo um atendimento mais ágil e satisfatório aos clientes, bem como uma administração mais eficiente de recursos e estoque.
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