Antes de mais nada, se você é daqueles que cadastra as suas notas de entrada manualmente, utiliza recursos de importação de XML acreditando ser prático, verifica item por item das notas conferindo quantidade, valores e tributos, e possui uma equipe grande de colaboradores para prover tudo isso, esqueça! Seja como for, a Automatiza conta agora com o recurso de entrada nota de forma automática.
Antecipadamente, a nova ferramenta da Automatiza possui um robô no qual demos o nome de IZA. A nossa mascote interage diretamente com os servidores da SEFAZ e cadastra a sua nota de entrada antes mesmo da mercadoria sair do fornecedor. Todavia, o próprio robô valida se a quantidade e o preço informado na nota corresponde ao acordado com o fornecedor via pedido de compra. Da mesma forma, é verificado se os tributos destacados pelo fornecedor estão corretos, bem como, se a data de vencimento dos produtos são aceitáveis, se houve um aumento excessivo do preço das mercadorias em relação a última compra, entre outros.
A validação prévia das notas antes mesmo de recebê-las permite ao gestor de compras realizar ações com antecedência, como por exemplo a rejeição de notas não aprovadas pelo robô.
Desde já, para gerir todos esses recursos, o Automatiza possui o módulo Gestão de Compras. Este módulo funciona como uma "central de comando" de compras.
De antemão, é possível visualizar todas as notas que foram cadastradas automaticamente, da mesma forma é possível verificar se as mesmas estão aprovadas, se estão com divergências, verificar quais as divergências, é possível rejeitar uma nota impedindo que seja recebida quando a mercadoria chegar, é possível aprovar mesmo com divergências, editar a nota se necessário, verificar se a mesma foi recebida na empresa, se já foi conferida, verificar os funcionários que realizaram cada ação, entre outros.
aA ferramenta possui também o módulo Recebimento de Mercadorias. Neste o setor responsável por receber as encomendas irão validar se as notas estão autorizadas pelo gestor de compras a serem recebidas, se as quantidades de volumes entregues estão corretas além de possibilitar a rejeição de encomendas devido à falta de volumes, mercadorias danificadas, entre outros.
O Automatiza possui ainda o módulo Conferência de Entradas. Após as encomendas serem recebidas, a ferramenta irá possibilitar a contagem das mercadorias para que as mesmas possam ser efetivadas no estoque; além de possibilitar separar e gerir mercadorias para devolução. E se você acha que as mercadorias não cadastrados no sistema deverão ser cadastradas manualmente nota por nota, pode ficar tranquilo, a ferramenta também possui um módulo onde as mercadorias não cadastradas serão separadas para cadastro rápido, sem necessidade de entrar em cada nota e cadastrá-las manualmente.
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