Como vender se sua farmácia não tiver um plano claro de vendas e marketing?
Como efetuar ações de vendas sem uma equipe alinhada?
Como pagar uma boa equipe sem ter as finanças sob controle?
Esse paradoxo pode ir adiante sem fim. Justamente por isso é que existe a gestão de farmácia.
Então, neste artigo, vamos destrinchar os componentes para uma boa gestão de farmácia.
Sem uma gestão de farmácia eficiente, a equipe pode se ver presa em longos e incompletos controles de estoque, atendimentos com filas de espera intermináveis, além de uma equipe insatisfeita e baixos resultados.
Então continue lendo para conhecer a gestão de farmácias e as estratégias por trás dela.
Aqui vamos falar sobre a gestão de farmácia, e sobre os pilares de sua estrutura.
Finanças, equipe, marketing, vendas e atendimento ao cliente são algumas das partes que juntas formam uma gestão de farmácia.
Cada um desses 4 aspectos deve ser considerado no momento de fazer a organização administrativa de uma farmácia.
Aprenda mais sobre eles.
O gestor de uma farmácia deve manter os olhos atentos para o fluxo de caixa. É ele quem vai dar conta de questões envolvendo:
O controle das finanças precisa estar alinhado com os outros pontos de gestão, já que são influenciados por ele.
Vários profissionais podem integrar uma equipe farmacêutica, como por exemplo: atendentes, balconistas, auxiliares administrativos, farmacêuticos e gerentes.
De acordo com o ministério da saúde:
“As farmácias e as drogarias devem ter, obrigatoriamente, a assistência de farmacêutico responsável técnico ou de seu substituto, durante todo o horário de funcionamento do estabelecimento, nos termos da legislação vigente.”
Ou seja, a própria lei já exige um tipo de funcionário para o dia-a-dia de uma farmácia.
É importante que, além de cumprir a lei, sua equipe esteja de olhos abertos para melhorias na gestão de farmácia.
Então se mantenha preocupado com a motivação da sua equipe e com os conflitos naturais que ela pode gerar.
Em farmácias que fazem parte de grandes redes, geralmente, o setor corporativo é que decide sobre as promoções.
Já nas farmácias independentes esse é outro trabalho do gestor. Ele precisa fazer essas campanhas para manter uma boa receita e controle do estoque da farmácia.
Aqui falamos do estoque de medicamentos, influenciado pela equipe, pelas finanças e pelo marketing.
Mas à frente neste artigo, vamos falar sobre as técnicas antigas de gestão de estoque e as novas iniciativas que prometem revolução na gestão de farmácia.
Antes de mais nada, é importante entender que uma farmácia não pode existir sem a gestão de farmácias. É impossível!
São muitos prazos para serem acompanhados, muitos números para gerenciar e assim por diante.
Então o objetivo da gestão é garantir que os medicamentos vão chegar nas mãos do seu cliente de forma rápida, eficaz, com qualidade e rentabilidade.
Quanto mais o tempo passa, mais aumentam os cuidados para garantir a qualidade dos medicamentos. Isso é maravilhoso para todos nós que somos clientes finais.
Mas isso acaba tornando o mercado de farmácias extremamente complexo, já que as técnicas na gestão de uma farmácia devem acompanhar a evolução no cuidado com os medicamentos.
Então se a equipe de uma farmácia está enfrentando processos extremamente compridos e intermináveis, há um problema de gestão que precisa ser diagnosticado.
Raramente esse tipo de problema pode ser atribuído a qualidade da equipe. Acredite, um bom sistema de gestão é à prova de corpo mole.
Existem 4 pilares que compõem o funcionamento eficiente na gestão de farmácia. Todo empreendimento financeiro, leva esses pilares em conta.
É a sua equipe que já citamos aqui. Ela é que vai colocar seu plano de gestão em prática.
Então procure pessoas prontas para aprender. Porque um sistema de gestão não é cravado em pedra, ele sofre melhorias.
Busque pessoas sedentas por conhecimento e trabalhe para mantê-las motivadas.
De acordo com a revista Forbes, de negócios, existem 4 dicas importantes para manter seu funcionário motivado:
Esse pilar fala sobre os recursos que vão ser usados pelo lado humano por trás da farmácia. O gestor e a equipe.
Você precisa garantir que essa equipe tenha ferramentas eficientes à disposição.
Os processos devem ser o roteiro que direciona as ferramentas e as pessoas. Qual das suas pessoas vai precisar das ferramentas X,Y e Z?
Esse passo começa prevendo a caneta que seu farmacêutico vai usar nos atendimentos, e termina com o sistema em que você gerencia todos os recursos desse estabelecimento.
A gestão vai decidir sobre todos os outros 3 pilares. A gestão é você que busca diversas melhorias para o seu negócio farmacêutico.
Mas agora, como começar a gerir uma farmácia? Veja só essas dicas:
O sucesso vem do lucro, principalmente em uma farmácia independente.
Uma gestão inteligente dos seus recursos e campanhas vai ajudar nos lucros, tenha certeza.
Medicamentos são uma demanda constante. Então, a única barreira entre você e o sucesso do seu negócio é uma gestão de farmácia completa.
Veja aqui algumas dicas para alcançar isso.
O PEPS e o PVPS são os métodos tradicionais de controle de estoque ensinados nas academias.
Vamos explicar melhor sobre esses sistemas base:
O método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), também conhecido como FIFO (First In First Out) é uma simples técnica de armazenagem para fazer o controle de estoque de farmácia.
Funciona assim: o primeiro produto, ou conjunto de produtos, que entrou no estoque será sempre o primeiro a ser vendido.
A técnica PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai) vem do inglês First Expired First Out (FEFO).
Ou seja, os produtos que vencem primeiro são os que devem sair primeiro de estoque.
Se, como gestor, você fizer uso de uma ferramenta de gestão inteligente, esses dois sistemas automaticamente podem fazer parte dessa inteligência.
Faça acompanhamentos.
Como você vai saber se a farmácia está progredindo ou não sem acompanhar seu fluxo de trabalho?
Saber sobre o progresso do negócio é fundamental para melhorar processos caso seja necessário. Para que você melhore seus resultados.
Comece identificando e definindo exatamente o que você quer medir.
Qualquer estratégia de gestão precisa ser feita a partir de um objetivo claro.
Estabeleça esse ponto de partida para determinar o impacto de todas as melhorias futuras. Assim que suas metas e métricas estiverem prontas, faça o repasse delas para sua equipe.
Faça uma anotação mental conosco: Para atender humanos, o melhor recurso é o humano.
Sua equipe pode ser a melhor fonte de melhorias. Faça um esforço, não só para dar espaço a essas sugestões, como para avaliá-las também.
Convide os membros da sua equipe a dar um passo atrás e observar todos os principais processos da sua farmácia.
Eles enxergam gargalos, viagens desnecessárias ou problemas que causam atrasos no processo? Oportunidades de melhoria?
Incentive seu pessoal a anotar e repassar essas sugestões para a equipe.
Para uma boa gestão de farmácia, você precisa conhecer as finanças do seu negócio como a palma de sua mão.
Essa próxima dica facilita o caminho para que isso aconteça. Olha só:
As fórmulas de fluxo de caixa são usadas nos relatórios da empresa.
Elas são importantes para tomar decisões de investimento lucrativas. Entendendo sobre elas, você garante que sua farmácia tenha dinheiro o suficiente para continuar ativa.
Estes, aqui embaixo, são alguns termos importantes para aprender:
Não existe uma fórmula complexa para este termo.
“Retorno sobre vendas” é simplesmente a quantidade de dinheiro feita apenas com as vendas.
O FCL é o dinheiro gerado diariamente, depois da subtração dos custos para continuar operando. Esses custos podem ser: investimentos, salários, dividendos, juros e impostos.
Você pode colocar esse dinheiro restante em uma poupança.
Esse número informa se você tem dinheiro suficiente para pagar suas contas e expandir sua empresa. Seu índice de cobertura de caixa é seu fluxo de caixa operacional dividido por sua dívida total.
O índice de liquidez informa se você tem fundos suficientes para cobrir seus passivos de curto prazo (dívidas em menos de 1 ano).
É o caixa líquido das atividades operacionais, menos o passivo total médio. O passivo total deve incluir o valor do ano atual e qualquer valor restante do ano anterior.
As técnicas de marketing vão alavancar o impacto das suas ofertas. O marketing atrai e mantém seus clientes na loja.
A distribuição de produtos dentro de loja já é uma estratégia de marketing.
Ferramentas de automação são o melhor investimento para farmácias. Com elas você pode melhorar o ROI de cada funcionário e da empresa.
ROI: Em finanças, retorno sobre o investimento.Também conhecido como taxa de retorno, taxa de lucro ou simplesmente retorno.
Nós da automatiza temos a solução perfeita para automatização da gestão de farmácia.
Aqui na Automatiza, desenvolvemos soluções para facilitar a gestão de farmácia com tecnologia.
Para uma Gestão completa e bem administrada da sua Farmácia ou Rede de Drogarias, nosso Software oferece insights para o direcionamento assertivo e tomada de decisões no seu Negócio.
Soluções inteligentes que potencializam resultados, tudo que sua farmácia precisa em um único Sistema
Conheça a Automatização Inteligente dos Setores Gerenciais da Farmácia, reunidos em um Software com o melhor custo-benefício de implantação.
Os indicadores servem para mensurar resultados, resolver problemas, provocar mudanças e melhorias.
Aqui você encontra:
A Precificação Inteligente foi desenvolvida considerando a percepção de barateiro, a concorrência, a sazonalidade do mercado local e a blindagem do lucro das Farmácias.
Como mexer nos valores dos produtos sem prejudicar a lucratividade? Com a precificação inteligente você descobre o que vai acontecer com o lucro bruto da sua farmácia antes mesmo de colocar em prática.
Veja só os benefícios:
Essas são as funcionalidades que você precisa para melhorar o fluxo de clientes e a rentabilidade da sua farmácia.
Por comprar acima da demanda, a maioria das Farmácias e Redes estão com o estoque maior do que o necessário, e aqui vem outro ponto de atenção: esta prática é a grande responsável por fazer desaparecer o dinheiro no final do mês.
O ideal é que o fluxo de entrada e saída de estoque seja quase idêntico.
Veja aqui algumas funcionalidades do setor de compras:
Gerenciar bem este setor significa garantir e planejar vendas, identificar demanda do mercado, evitar prejuízos e não ter gastos desnecessários.
Aqui algumas funcionalidades desse setor:
E mais, fazer com que o estoque virtual no Sistema Farmácia Inteligente® esteja em total concordância com o estoque físico, direciona a Empresa na melhor compra e no remanejamento de produtos entre as lojas, que sempre deixa um resultado financeiro para a loja que recebe e evita prejuízos na que estar excedente.
Aqui é onde faz entrar o dinheiro na sua Farmácia. O Setor de Vendas precisa garantir pelo menos o ponto de equilíbrio da sua Empresa.
Obtenha o preço mínimo de mercado indicado automaticamente por meio do cruzamento de informações. Atenda com os principais PBM’s, incluindo farmácia popular, com captura rápida dos produtos controlados. Programa fidelidade com acúmulo de pontos e resgates, campanhas sazonais, oferta de produtos similares e complementares. Insights para atrair e fidelizar clientes.
Algumas outras funcionalidades:
Tudo que sua Farmácia precisa para vender mais.
Realizar vendas no crediário pode aumentar o faturamento e a lucratividade da sua Farmácia.
Administrar esse setor significa evitar inadimplência, fidelizar clientes, aumentar vendas e melhorar a lucratividade.
O controle e conferência dos caixas em todas as operações é que vai garantir a entrada do dinheiro através das vendas e recebimentos ocorridos no PDV da sua Farmácia ou Rede. De nada adianta um bom método de gestão, se não garantirmos que o dinheiro originado nos caixas apareça na conta-corrente da empresa.
Conheça algumas funcionalidades desse setor:
Diga adeus aos erros de caixa. Com esta ferramenta, o fechamento de caixa é totalmente automatizado, facilitando a rotina diária do gestor e escritório central.
Agora não há mais a necessidade de trabalhar com um gerenciador financeiro fora do sistema da farmácia ou da rede. Tudo está integrado de forma totalmente automatizada no Sistema Farmácia Inteligente® para facilitar toda a operação do Setor Financeiro.
Conheça algumas das funcionalidades e padronize esse processo na sua empresa:
Fazer com que o saldo das contas caixa do Sistema Farmácia Inteligente® esteja em total concordância com o dinheiro em espécie nas lojas e nos bancos, direciona a Empresa na melhor apuração dos resultados, evitará qualquer surpresa e condiciona investimentos futuros.
O Setor Fiscal é responsável pelas obrigações tributárias, emissão de documentos fiscais, entrada de NF-e, escrituração fiscal e apuração dos impostos.
Automatize a gestão dos documentos fiscais, monitore, manifeste o recebimento e gerencie todas as operações fiscais da sua Empresa. O Sistema Farmácia Inteligente® é homologado em conformidade com o Fisco de todo o território brasileiro e trabalha de forma 100% fiscal em toda a operação.
Conheça algumas das funcionalidades para esse Setor e tenha a segurança da responsabilidade fiscal da sua farmácia:
Geração do Sintegra e do SPED CONTRIBUIÇÕES e FISCAL;
Escritórios fiscais homologados: iMendes e Avant Fiscal (atualização automatizada das informações fiscais dos produtos);
Envio de xml à contabilidade;
Personalização do cadastro das movimentações fiscais da empresa com definição de perfil tributário, comportamentos, configuração de CFOPs, plano de contas, conta analítica e modelos de notas permitidos;
Aqui algumas movimentações (padrão) cadastradas:
Tudo que sua empresa precisa para estar preparada para o crescimento em conformidade com as leis fiscais do Brasil.
Faça a manutenção de todo o cadastro de produtos de forma simples, rápida e inteligente. O cadastro de produtos bem estruturados é fundamental para análise de resultados e ações em várias áreas da sua farmácia.
No Sistema Farmácia Inteligente® você consegue enviar mensagens a todos os colaboradores, por filial, por atividade profissional e acompanhar a leitura e execução das atividades.
Relatórios e Controles para que o administrador possa monitorar as ações restritas realizadas no Sistema e no seu negócio. Não se preocupe, nas operações restritas capturamos “quem realizou”, “que operação foi”, “data e horário da execução”.
Todas as suas lojas reunidas em um só lugar, acompanhe a performance de cada farmácia e tome as melhores decisões.
Centralize as informações, trabalhe de forma centralizada os setores gerenciais da sua rede, reduza a equipe, padronize os processos e ganhe tempo e velocidade na operação.
O Sistema Farmácia Inteligente® é atualizado na sua farmácia ou rede de forma automática e inteligente, sem a necessidade de parar o funcionamento para acontecer o processo.
A atualização com novas funcionalidades, aprimoramento de ferramentas e correções segue um “protocolo de publicação” no setor de Desenvolvimento.
Ao acontecer a publicação, nossos Analistas são os primeiros a receber as atualizações e agem realizando testes em todas as operações afetadas. Após a auditoria e certificação do setor de Testes, liberamos para os Clientes de Nível 1 (“os privilegiados”, os primeiros clientes a receber as atualizações, normalmente utilizam todas as funcionalidades do Sistema), aqui deixamos o Sistema rodar por 2 dias.
Nada reportado, soltamos para os Clientes de Nível 2 (350 lojas recebem as atualizações), aqui deixamos o Sistema rodar e se validar por mais 3 dias. Nada reportado, todos os nossos clientes recebem as atualizações, de forma saudável e 100% operante.
Aqui você recebe tudo que desenvolvemos e estará sempre atualizado com novas tendências do mercado.
Configure o backup das suas informações e o Sistema prepara as cópias nos horários pré definidos, “de preferência em mídia externa e nuvem”, acompanhe o resultado das execuções e aplique a segurança e prevenção dos seus dados.
Extras: Sistema Multiusuários; Sistemas Web Service; Treinamento de usabilidade em vídeos.
Conheça mais sobre as soluções Automatiza.
Uma das áreas que tende a trabalhar ao seu favor, ao usar um software de automatização, é a de vendas.
Veja só como usar melhor as promoções
Selecione os descontos que vão atender sua meta de vendas.
O desconto pode se tornar um vício do cliente, de modo que ele sempre vai esperar para comprar nessa condição.
O sistema de automatização pode te ajudar a gerenciar os descontos, e estruturar o seu negócio nas atividades promocionais que fazem o estoque rodar.
Veja aqui, as vantagens de uma gestão inteligente de descontos:
Os consumidores querem comprar produtos em promoção! Mas cuidado, eles não podem ficar viciados.
Os descontos são uma estratégia de atração de clientes. Dar descontos em produtos e serviços, principalmente os de alta demanda, é uma técnica prática para chamar a atenção.
Automaticamente, sua farmácia tem um aumento de vendas com isso.
Aumento de clientes, é claro, significa aumento de vendas.
Não estamos falando só de aumento nos itens de desconto. Veja bem:
Com o desconto, você tem mais compradores em potencial para outros produtos do seu negócio. Naturalmente, as pessoas vão explorar o que mais você tem a oferecer.
Você pode limpar seu inventário dando desconto em produtos que estão prestes a expirar.
Pela baixa demanda, vários itens de farmácia podem ficar parados em estoque por meses.
Criando descontos, para esses produtos mais difíceis de terem saída, você aumenta a chance de eles serem vendidos antes do prazo de vencimento.
Quando uma empresa oferece descontos, sua popularidade aumenta instantaneamente. Uma empresa, que oferece descontos, é uma empresa que procura ajudar as pessoas.
Isso melhora sua reputação.
Geralmente, as empresas estabelecem metas de vendas semanais, mensais, trimestrais ou anuais.
Um negócio pode trabalhar com descontos para atingir metas de vendas. Uma equipe que foi incentivada a dar sugestões, pode te ajudar com isso.
“Nenhuma outra classe de varejistas é tributada para fins de receita da mesma forma que o químico. Seus cérebros são tributados, seu nome é tributado, sua preparação, se devidamente feita, é tributada, as instruções de uso são tributadas [...] mas não menos importante, seus nervos são atormentados.”
Você pode encontrar essa passagem em um artigo britânico de 1903 citado pelo livro, de gestão de farmácia, “Tax, Medicines and the Law” da Chantal Stebbings.
Janeiro é o mês perfeito para escolher.
Qual regime tributário sua empresa vai aderir no ano que começa? Para não sofrer o ano todo, em janeiro, planeje muito bem para pagar o mínimo de tributos possível.
Já mostramos sobre a importância das estratégias por trás da sua equipe. Afinal, sem uma boa equipe, não há negócio.
Então, aprenda mais sobre o profissional por trás dessa equipe:
O gestor farmacêutico carrega consigo, os conhecimentos acadêmicos para colocar, todas as dicas das quais falamos aqui, em prática.
Ele precisa estudar constantemente para se aperfeiçoar e atualizar os negócios que gerencia. Como em qualquer atividade, ele precisa de aprendizado contínuo.
As atribuições de um gestor farmacêutico mudam de acordo com o modelo de negócio em que ele trabalha.
Mas basicamente, ele vai gerir os 4 pilares que citamos no começo do artigo.
Um gestor farmacêutico enfrenta 6 desafios chave:
Justamente por isso é que um gestor precisa de ferramentas que facilitem seu trabalho.
Esperamos que esse artigo seja um verdadeiro guia para que você, na gestão de farmácia, carregue debaixo do braço.
Achou esse assunto interessante? Então leia nossa matéria sobre: “Como fazer o controle de estoque de medicamentos na sua farmácia”.
Em acordo com a LGPD, ao preencher este formulário você autoriza o uso de seus dados para o recebimento de informações relevantes sobre a Automatiza e os serviços prestados. A qualquer momento poderá solicitar a exclusão de seus dados enviando uma solicitação para: privacidadededados@automatizasistemas.com.br
Em acordo com a LGPD, ao preencher este formulário você autoriza o uso de seus dados para o recebimento de informações relevantes sobre a Automatiza e os serviços prestados. A qualquer momento poderá solicitar a exclusão de seus dados enviando uma solicitação para: contatos@automatizasistemas.com.br.
