De antemão, uma boa gestão farmacêutica passa, necessariamente, pelo controle do fluxo de caixa da loja, visto que é esta ação que garante a saúde financeira do negócio. É por meio desta administração, com a análise de todos os registros de valores, que é possível verificar se o saldo será suficiente para cumprir os compromissos financeiros da empresa. Sabemos que o mercado tem oscilações e, mesmo com os lucros em níveis elevados, se não há uma atenção às saídas, logo o que era um valor positivo passa a ser insuficiente para manter a farmácia.
Conforme já mencionamos em outros posts, a tecnologia é uma grande aliada para o gestor que busca mais eficiência na sua loja ou rede de drogarias, por oferecer acesso ao panorama das operações, com indicadores objetivos, rápidos e assertivos.
Em contrapartida, muitos empreendedores ainda utilizam planilhas e controles manuais. Essas ferramentas são úteis, porém, bastante passíveis a erros. Na prática, os benefícios da adoção de um sistema automatizado refletem na dinamização dos seguintes processos: gerenciador financeiro, preparação das compras, fechamento de caixa, crediário, vendas, precificação inteligente, monitoramento de estoque, entre outras funcionalidades.
Da mesma forma, além de um software de qualidade, também é imprescindível que os gestores entendam todos os custos de operação. Com essas informações, é possível saber quanto a drogaria precisa vender para garantir seus lucros. Ao conhecer os gastos do negócio, é possível monitorá-los e acompanhar quando certos valores passam do esperado e precisam de intervenções ou cortes.
Ainda assim, boa parte dos empresários não planeja e ignora a importância da gestão de custos. Seja por falta de conhecimento ou orientação, muitos confundem fluxo de caixa com disponibilidade financeira, distorcendo a análise da viabilidade dos seus negócios.
Em síntese, Com um sistema integrado, os proprietários conseguem monitorar o caixa, realizar a gestão financeira e até mesmo controlar o estoque e a compra de produtos dos fornecedores. Essa gerência do estoque pode interferir bastante nas finanças da drogaria. Por isso, todos os medicamentos e produtos devem ser devidamente registrados e cada saída ou entrada deve ser apontada e controlada.
Já destacamos o fluxo de caixa, mas também precisamos destacar a importância do balanço periódico de custos. Você realiza o balanço do orçamento anual da sua farmácia? E o mensal? Define a dotação orçamentária das despesas? E das compras? Afinal, sabe o que é dotação orçamentária? Já tratamos este tema num post específico, mas vale relembrar que, de maneira geral, trata-se de é uma verba prevista como despesa destinada para fins específicos. Exclusivamente no caso de farmácias e drogarias, refere-se também ao valor máximo estipulado para a compra eficaz de produtos durante o mês. Desta forma, aos administradores que pretendem melhorar os resultados das suas lojas, tornando-as mais competitivas no mercado, é necessário ter um método de gestão eficiente.
O ideal é analisar e controlar o fluxo de caixa da farmácia com frequência, assim, o gestor sabe o quanto deve economizar no futuro para não comprometer o saldo no final do mês.
Como resultado, para garantir um bom fluxo de caixa, só se pode gastar o dinheiro que está em caixa. Caso tenha recebido pagamentos a prazo, deve considerar a entrada de valores somente nas datas em que serão compensados em conta bancária. Não caia na armadilha de receber pagamentos de forma parcelada e gastar antes que as parcelas sejam creditadas.
Portanto, em meio a tantos processos, um software de gestão financeira é, sem dúvidas, a melhor forma de controlar as contas da farmácia. Fazer o controle do fluxo de caixa, com os devidos cuidados na realização das atividades financeiras, é fundamental para garantir bons resultados e prosperar.
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