Muitos estabelecimentos farmacêuticos enfrentam dificuldades financeiras e acabam fechando suas portas. Um dos principais motivos para essa situação é a falta de controle financeiro adequado nas drogarias. Além disso, diversos outros fatores podem prejudicar o sucesso de uma loja nesse ramo. Um desses fatores é a falta de conhecimento sobre como organizar as contas de uma farmácia.
Muitas vezes, os empreendedores subestimam a importância de um processo cuidadoso de controle financeiro, o que leva ao descontrole das finanças. Esse erro pode ter consequências graves para o negócio.
No caso específico das farmácias, é essencial que os gestores mantenham um controle financeiro eficiente, prestando atenção especial ao fluxo de caixa. Isso significa ter clareza sobre as entradas e saídas de dinheiro, além de acompanhar de perto todas as movimentações financeiras.
Para garantir um controle financeiro eficiente para a drogaria, é essencial ter um registro completo das contas a pagar e a receber. Isso permite acompanhar o fluxo de caixa e determinar o saldo disponível da farmácia.
Registrar todas as despesas, incluindo aquelas de menor valor, é crucial para obter um panorama claro das finanças. Dessa forma, é possível identificar se a farmácia tem recursos suficientes para cobrir as despesas ou se é necessário buscar alternativas, como empréstimos para capital de giro, para suprir eventuais escassez de fundos.
Além disso, organizar as contas proporciona uma visão antecipada das entradas de recursos, permitindo uma melhor previsibilidade financeira e a capacidade de lidar com imprevistos ou emergências.
Ter um controle minucioso das contas a pagar e a receber é essencial para uma gestão financeira eficaz, pois fornece informações precisas sobre a saúde financeira da farmácia e auxilia na tomada de decisões estratégicas. Utilize ferramentas como sistemas de gestão ou planilhas para facilitar o registro e monitoramento dessas informações.
Ao manter um controle financeiro sólido e acompanhar de perto as contas da farmácia, é possível garantir a sustentabilidade do negócio e maximizar as chances de sucesso no setor farmacêutico.
Antes de abordarmos as diferentes formas de pagamento que impactam no controle financeiro para drogarias, é importante entender o conceito de pagamento. O pagamento refere-se à entrega de um valor monetário, seja em dinheiro, cartão de crédito, transferência bancária ou qualquer outra forma aceita, em troca de uma recompensa, que pode ser um produto, um serviço ou um direito.
No contexto de uma farmácia, o pagamento ocorre quando a empresa realiza a quitação de uma dívida com um fornecedor pelos produtos adquiridos ou quando a farmácia recebe o valor das vendas realizadas aos clientes.
É fundamental que a farmácia tenha uma estratégia eficiente de pagamento, garantindo que possa cumprir suas obrigações financeiras de forma adequada. Caso contrário, se torna difícil convencer os clientes a adquirirem os produtos oferecidos ou negociar a compra de novos itens para repor o estoque.
Ter um controle financeiro adequado e escolher as formas de pagamento corretas contribui para uma gestão eficiente das finanças da farmácia, possibilitando o crescimento do negócio e uma boa relação com fornecedores e clientes.
As formas de pagamento são meios facilitadores que permitem a aquisição de produtos, mesmo que seu valor esteja acima do poder de compra do consumidor ou empresa.
Essas formas de pagamento são definidas como a maneira pela qual uma obrigação será honrada, estabelecida por meio de acordo entre as partes envolvidas. Compreender essas formas de pagamento é vital para a organização contábil da drogaria.
Aqui estão algumas das principais formas de pagamento existentes no mercado:
| Formas de pagamento | Descrição |
| Dinheiro (em espécie) | Pagamento realizado com notas e moedas físicas. |
| Cartão (crédito e débito) | Pagamento efetuado utilizando cartões de crédito ou débito, sendo possível realizar o pagamento imediato (débito) ou parcelado (crédito). |
| Cheque | Método de pagamento no qual o comprador emite um cheque, que será descontado pelo beneficiário em sua conta bancária. |
| Boleto | Documento emitido pela empresa credora, que representa uma cobrança a ser paga pelo comprador em uma data específica. É comum em transações entre empresas. |
| Transferência Bancária | Movimentação de dinheiro entre contas bancárias, realizada eletronicamente, por meio de uma transferência. |
| Carteira Digital | Pagamento realizado por meio de aplicativos de carteira digital, nos quais o cliente associa uma conta bancária ou um cartão de crédito e realiza transações eletrônicas. |
| Crediário Próprio | Modalidade na qual o cliente adquire produtos ou serviços e realiza o pagamento parcelado diretamente com a loja, geralmente com a incidência de juros. |
| PIX | Novo meio de pagamento instantâneo que permite a transferência de valores de forma rápida e segura entre contas bancárias, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. |
Ao compreender as diferentes formas de pagamento disponíveis e implementar um sistema adequado de registro e acompanhamento, é possível ter um controle financeiro eficiente na drogaria. Isso permite uma melhor gestão das finanças, proporcionando maior clareza sobre as entradas e saídas de dinheiro, facilitando o planejamento e auxiliando na tomada de decisões estratégicas para o sucesso do negócio.
Certamente! A organização adequada das diferentes formas de pagamento é essencial para garantir o controle financeiro da farmácia. Cada forma de pagamento possui condições e prazos distintos, tornando fundamental o registro preciso de todas as transações de entrada (compras) e saída (vendas).
Por exemplo:
Se a farmácia realiza uma compra junto a um fornecedor utilizando a forma de pagamento boleto, é necessário efetuar o pagamento do valor integral (normalmente o valor total da compra) na data de vencimento do boleto. Por outro lado, se outra compra for realizada por meio de transferência eletrônica com pagamento parcelado em três vezes, com intervalos de 30 dias, é preciso registrar corretamente essas condições de pagamento.
Se a farmácia não tiver o registro adequado de todas essas operações, como o setor financeiro poderá organizar as contas e garantir que haja dinheiro em caixa nos dias dos pagamentos? Pior ainda, pode ocorrer de duas compras coincidirem na mesma data de vencimento. Caso não haja fluxo de caixa suficiente para honrar esses compromissos, a farmácia pode enfrentar problemas financeiros.
Portanto, é crucial registrar todas as formas de pagamento corretamente, acompanhando as datas de vencimento, valores a serem pagos e condições acordadas. Dessa forma, o controle financeiro da farmácia se torna mais eficiente, permitindo a antecipação de necessidades de capital e evitando atrasos ou falta de recursos para cumprir com as obrigações financeiras.
É surpreendente como ainda é comum encontrar farmácias que não realizam um controle rigoroso de suas obrigações e direitos. A falta de registro adequado das operações torna praticamente impossível organizar as contas na farmácia e planejar ações futuras de forma eficiente.
É importante ressaltar que esse processo não precisa ser feito manualmente, pois existem excelentes sistemas para farmácia que já contam com módulos financeiros e ferramentas que automatizam a organização contábil. Portanto, não há desculpas para negligenciar esse processo crucial dentro da farmácia.
A organização financeira traz diversos benefícios para a farmácia. Por exemplo, ao registrar corretamente as formas de pagamento nas vendas, é possível ter uma visão clara de quais métodos são mais utilizados pelos clientes. Se o pagamento em dinheiro (à vista) estiver em um nível significativo, isso indica um fluxo de caixa constante, proporcionando uma posição de negociação mais favorável com os fornecedores (pois a disponibilidade de dinheiro possibilita obter melhores preços).
Além disso, pensando além do presente, a farmácia pode optar por oferecer uma pequena linha de crédito própria (Crediário Próprio), utilizando parte do bom fluxo de caixa. Isso aumenta as expectativas de atingir mais consumidores e, consequentemente, realizar mais vendas. No entanto, para obter essas informações, é necessário ter um software de farmácia com relatórios para análise de vendas e formas de pagamento.
Percebe-se, portanto, como uma simples ação de registrar a forma de pagamento pode desencadear uma série de benefícios e alternativas para tomada de decisões na farmácia. É essencial investir nesse processo para garantir uma gestão financeira eficiente e estratégica.
| CATEGORIAIS | DESCRIÇÃO |
| Receitas | Engloba todas as entradas de dinheiro na farmácia, como as vendas de produtos, serviços ou recebimento de pagamentos de convênios. |
| Despesas Gerais | Inclui despesas relacionadas às atividades rotineiras da farmácia, como contas de água, luz, telefone, aluguel, manutenção, entre outros. |
| Custos | Refere-se aos gastos diretos associados à produção ou aquisição de produtos para revenda, como custo de mercadorias vendidas (CMV), compra de medicamentos, produtos de higiene, entre outros. |
| Financiamentos | Abrange as despesas relacionadas a empréstimos, financiamentos ou parcelamentos realizados pela farmácia. |
| Investimentos | Engloba os gastos destinados a melhorias na estrutura física da farmácia, atualização de equipamentos, implementação de sistemas de tecnologia, entre outros. |
| Recursos Humanos | Inclui os custos com funcionários, como salários, benefícios, encargos sociais, treinamentos e contratações. |
| Despesas Administrativas | Refere-se aos gastos relacionados à administração da farmácia, como honorários contábeis, despesas com serviços jurídicos, seguros, licenças, entre outros. |
Um dos grandes erros no controle financeiro para drogarias é a falta de separação das contas pessoais das contas profissionais. Muitas pessoas acreditam que, por serem proprietárias do negócio, não precisam fazer essa divisão e acabam utilizando recursos da empresa para pagar despesas pessoais.
Apesar de ser dono do próprio negócio, é fundamental compreender que existe uma clara separação entre o CPF (Cadastro de Pessoa Física) e o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). Embora teoricamente isso pareça simples, na prática do dia a dia na farmácia, pode se tornar um desafio.
É bastante comum os empreendedores retirarem recursos do caixa do negócio para cobrir despesas pessoais, acreditando que, como são os proprietários, têm direito a fazê-lo. Porém, esse tipo de mentalidade leva a um destino certo e amargo: a falência.
Há também aqueles que incluem as despesas pessoais "de casa" no registro financeiro da farmácia. Por exemplo, o colaborador lança no sistema da farmácia a conta de luz tanto da residência do proprietário quanto da farmácia. No final do mês, isso torna inviável tomar decisões com base em demonstrativos financeiros que não refletem a realidade do negócio.
Se você ainda persiste em pensar dessa forma, é hora de atualizar sua mentalidade. Se você não deseja se envolver ativamente no trabalho da farmácia, então sua remuneração deve ser baseada nos lucros do negócio. Isso significa que suas retiradas devem ser proporcionais à lucratividade e não realizadas a qualquer momento.
É essencial compreender a importância de separar corretamente as contas pessoais das contas da empresa. Isso contribui para uma gestão financeira mais precisa, permitindo a tomada de decisões embasadas em informações reais e evitando prejuízos que possam comprometer o sucesso e a sustentabilidade da farmácia.
No entanto, se você deseja se envolver ativamente e ter um papel ativo em seu próprio negócio, será recompensado por isso. A constituição do pró-labore, ou seja, o "salário do dono", deve ser respeitada. Assim como qualquer outro colaborador, você deve se portar e receber seus provimentos ao final do mês. No entanto, como proprietário, também terá o direito de realizar retiradas proporcionais aos lucros do período.
É importante estabelecer um dia específico para a retirada do pró-labore, que seria o seu salário, e, a partir dessa quantia, organizar sua vida pessoal. Dessa forma, você evita interferir nos lançamentos financeiros da farmácia, o que poderia comprometer a saúde financeira do negócio e a organização das contas.
Além disso, ter uma conta bancária pessoal separada da conta da sua farmácia é importante para evitar problemas futuros na declaração de imposto de renda.
A lição aqui é clara: existe um momento certo, uma hora certa e uma quantia adequada para realizar retiradas do seu negócio, sem prejudicar sua saúde financeira. E nunca, em hipótese alguma, misture suas contas pessoais com as contas da sua empresa.
Ao adotar essa abordagem, você estabelece uma clara separação entre suas finanças pessoais e as finanças da empresa, o que contribui para um controle financeiro eficiente e para o sucesso a longo prazo da sua drogaria.
De fato, é evidente que para organizar as contas na farmácia de maneira eficiente, é necessário ter disciplina. É essencial comprometer-se com um acompanhamento diário, semanal e mensal. O controle financeiro deve fazer parte integrante da rotina de gestão. Por exemplo, pode-se estabelecer como primeira atividade do dia a análise das transações financeiras do dia anterior.
Durante esse acompanhamento, é possível analisar detalhadamente as entradas e saídas, o faturamento, a margem de lucro, os custos (tanto totais quanto fixos) e os lucros, entre outros aspectos. Dessa forma, é possível identificar se algum fator está impactando mais no orçamento e requer alguma ação, como a revisão das despesas ou negociação com fornecedores.
Manter uma frequente monitorização das finanças proporciona uma visão clara da saúde financeira da farmácia, permitindo identificar oportunidades de melhoria, antecipar possíveis problemas e embasar melhor as decisões. Ao tornar o controle financeiro parte da rotina e adotar uma abordagem proativa, estará trilhando o caminho rumo a uma gestão financeira eficiente e bem-sucedida da sua drogaria.
Antes de tudo, é importante entender de forma resumida o processo por trás dos cartões, pois isso ajudará a compreender como organizar as contas na farmácia. Quando um cliente decide fazer uma compra na farmácia, mas não dispõe do dinheiro em mãos, ele tem a opção de solicitar um Cartão de Crédito ou Débito junto ao seu banco.
O cartão é emitido por uma Administradora, conhecida como Bandeira. As mais comumente utilizadas são Visa e MasterCard. Para a farmácia aceitar essas formas de pagamento, é necessário estar vinculada a uma empresa que realize a intermediação com as Bandeiras e os Bancos.
Essas empresas são chamadas de Adquirentes ou Credenciadoras. Algumas das empresas que oferecem esse serviço são Getnet, Rede e Cielo. No entanto, para que haja comunicação entre a farmácia, a Bandeira e os Bancos, é necessário um equipamento capaz de efetuar a leitura do cartão. É aí que entram as conhecidas maquininhas POS.
As maquininhas POS utilizam a rede telefônica para se comunicar e, geralmente, não possuem integração com o sistema de automação utilizado pela farmácia. No entanto, o uso do POS está gradualmente sendo substituído pelo TEF (Transferência Eletrônica de Fundos), que é um sistema que possibilita pagamentos eletrônicos por meio da comunicação entre o sistema de automação comercial da farmácia e as empresas adquirentes.
Dessa forma, a farmácia consegue processar os pagamentos realizados por cartão de forma mais integrada e eficiente, o que contribui para a organização das contas e a melhoria do controle financeiro.
Como mencionado anteriormente, é importante ressaltar que o cartão do tipo POS geralmente não é integrado ao sistema da farmácia. Isso significa que será necessário realizar o registro manual das informações contidas no "canhoto" (comprovante impresso pela maquininha) para garantir a organização adequada do controle financeiro para a drogaria.
Essas informações incluem:
No final de cada mês, é crucial ter o valor exato de todas as vendas realizadas por meio de cartão. Isso é de extrema importância, pois para cada transação com cartão, é cobrada uma taxa pela Bandeira/Adquirente/Banco.
Ao efetuar o registro preciso dessas informações, você terá um controle mais efetivo das vendas realizadas com cartão, permitindo uma análise adequada das taxas cobradas e auxiliando na gestão financeira da drogaria.
Caso não haja conhecimento dos valores das taxas e dos montantes a receber através de cartões, a farmácia dependerá completamente das empresas de cartão, confiando plenamente nelas. Nesse cenário, torna-se difícil ter certeza de que está recebendo integralmente o valor devido.
Porém, quando se trata de transações realizadas por meio de maquininhas de pagamento TEF, o processo é simplificado. O TEF é integrado ao sistema da farmácia, eliminando a necessidade de registrar manualmente as vendas feitas com cartão.
Esse registro é feito automaticamente pelo sistema. No entanto, é fundamental garantir que as taxas cobradas pelas empresas de TEF sejam inseridas corretamente no sistema da farmácia, a fim de garantir cálculos precisos.
Para obter uma visão abrangente de todas as transações financeiras da sua farmácia, é possível utilizar planilhas eletrônicas, como o Excel. No entanto, esse método pode ser trabalhoso e demorado para fazer os registros e análises necessárias. Então, como realizar um controle mais eficiente? A resposta está em uma ferramenta de automação projetada para otimizar o gerenciamento financeiro de drogarias.
| Data | Descrição | Receitas | Despesas |
| 01/07/2023 | Venda de Medicamentos | R$ 10.000 | |
| 05/07/2023 | Pagamento de Fornecedores | ||
| 10/07/2023 | Recebimento de Contas | R$ 5.000 | |
| 15/07/2023 | Compra de Equipamentos | R$ 15.000 | |
| 20/07/2023 | Venda de Produtos de Higiene | R$ 8.500 | |
| 25/07/2023 | Pagamento de Salários | R$ 20.000 | |
| 31/07/2023 | Recebimento de Contas | R$ 6.000 |
Essa é apenas uma estimativa com valores para ilustrar o impacto de uma farmácia com 25 funcionários. Lembre-se de adaptar os números com base na realidade financeira do seu negócio, considerando as receitas provenientes das vendas, despesas com fornecedores, pagamento de salários, investimentos em equipamentos, entre outros fatores específicos da sua farmácia.
Existem softwares de gestão desenvolvidos especialmente para atender às necessidades administrativas e que oferecem recursos automatizados para organizar as contas em uma farmácia. Essas soluções têm como objetivo auxiliar no controle financeiro, reduzindo erros de cálculo que poderiam resultar em prejuízos para o negócio. Além da automação dos processos, essas ferramentas garantem a segurança dos dados do empreendimento, proporcionando tranquilidade aos usuários.
Uma vantagem adicional desses softwares é a centralização de todas as informações do fluxo de caixa e a geração de relatórios gerenciais, o que facilita a organização das contas na farmácia.
Vale ressaltar que organizar as finanças da sua farmácia não exige que você seja um especialista em finanças, mas sim que você se comprometa a realizar um acompanhamento detalhado de todos os lançamentos no controle financeiro da drogaria. Somente dessa forma sua loja poderá crescer de maneira saudável.
É essencial para uma farmácia permanecer competitiva no mercado e expandir sua presença no varejo farmacêutico que ela esteja familiarizada com os princípios das formas de pagamento comuns, registre todas as transações de entrada e saída, mantenha um controle das taxas de recebíveis de cartão e faça uma clara distinção entre as contas pessoais e corporativas. Essas ações são fundamentais para a organização das contas da farmácia e para o estabelecimento de um controle financeiro sólido.
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