Uma das tarefas de um gestor de farmácia é fazer o rigoroso controle de medicamentos da unidade. Administrar a tempo real o que está saindo e entrando na drogaria, o volume, a variedade do estoque de remédios, bem como a validade dos produtos, é essencial para manter o bom funcionamento de uma farmácia.
Se um cliente for à sua loja e precisar de um produto que está em falta nas prateleiras, ele sairá satisfeito e provavelmente não vai querer voltar à sua farmácia no futuro. Por isso, uma má gestão do estoque significa perda de clientes, lucratividade e reputação no mercado.
Neste post, vamos explicar o que é o controle de medicamentos, como fazê-lo e quais os tipos de controle de estoque. Leia até o final para receber todas as dicas e nunca mais ficar sem um produto na sua drogaria.
O controle de medicamentos é a administração do estoque de remédios de farmácia para garantir disponibilidade suficiente para as operações, evitando a falta de alguns produtos e o desperdício de outros.
Ele também envolve o monitoramento dos prazos de validade e os cuidados de armazenamento dos medicamentos.
Para realizar esse controle, o gestor da farmácia precisa manter atualizadas diversas informações sobre o estoque e a qualidade dos medicamentos. Essa administração pode ser manual ou automática, com o auxílio de um sistema informacional, como o Sistema Farmácia Inteligente da Automatiza.
As opiniões dos especialistas sobre o tamanho adequado do estoque divergem entre si. Alguns consideram que uma grande quantidade de produtos guardados é dinheiro congelado. Por outro lado, trabalhar com um estoque mínimo pode ser arriscado.
Há diferentes estratégias de controle de estoque, que abordaremos mais adiante. Mas antes de qualquer coisa é preciso ressaltar a importância do controle de medicamentos.
Realizar o controle de medicamentos de farmácia é crucial para manter o fluxo de mercadorias e a lucratividade mensal da drogaria. O controle da qualidade dos medicamentos e a validade dos produtos também é necessário para não perder material em estoque.
Além da perda imediata de uma venda, a falta de produtos no estoque traz consequências ainda mais duradouras, principalmente se for recorrente: a insatisfação e perda de clientes, que irão procurar o produto no seu concorrente.
O desgaste para a imagem da sua marca pode ser irreversível após a prática desse erro. Construir a reputação de um negócio leva anos de muito trabalho e desperdiçar esse esforço tão rapidamente seria péssimo, concorda?
Além disso, o comércio de medicamentos é uma questão de saúde pública. A falta de um produto pode significar a interrupção do tratamento de um paciente, acarretando em sintomas de mal-estar físico e psíquico.
Então, fazer um bom controle de medicamentos é importantíssimo para evitar esses problemas. Mas não é só isso. Ele também traz várias vantagens para sua farmácia, quer ver?
O controle de medicamentos envolve a atualização das informações de movimentação de medicamentos: o que entra e o que sai da sua farmácia. Isso facilita a organização do seu estoque.
Os medicamentos também são separados de forma lógica, o que torna a procura deles mais fácil e mais rápida.
Uma das informações que devem ser acompanhadas no controle de medicamentos é a validade dos produtos.
A organização do estoque por data de validade pode ajudar seus profissionais a venderem os medicamentos na ordem dos prazos de vencimento e fazerem promoções quando as datas estiverem próximas.
O controle de estoque de medicamentos também diminui o número de produtos parados e, consequentemente, reduz os custos de estocagem, encomenda e recebimento de mercadorias.
Isso porque o conhecimento exato da quantidade e variedade do estoque permite que a farmácia adquira somente os produtos estritamente necessários para atender a demanda.
Com o controle dos medicamentos em dia, a farmácia pode realizar novas compras de remédios e produtos farmacêuticos sem medo de gastar demais ou ficar no prejuízo. Tudo será feito como planejado, a partir dos dados de estoque e previsão de demanda.
Ter um bom estoque de medicamentos em sua farmácia pode significar, no final das contas, economia para seu negócio. Sabe por quê?
Com um estoque inteligente, você pode se proteger de um aumento temporário do preço de medicamentos por parte de um fornecedor. Até os preços baixarem ou você encontrar um outro fornecedor, não irá faltar mercadoria para os seus clientes.
Aliado ao último tópico, manter um estoque de medicamentos protege sua farmácia do risco de atraso da entrega ou falta de medicamentos, por parte dos fornecedores e devido às incertezas do mercado.
Agora que vimos a importância do controle de medicamentos, vamos explicar como colocá-lo em prática. Continue com a gente!
O armazenamento correto dos medicamentos deve levar em conta as condições específicas de cada produto (que pode ser sensível à luz ou ao calor, por exemplo) e a segurança do local.
Vamos listar aqui alguns cuidados gerais de recebimento e armazenamento de medicamentos, citados pela Organização Pan-Americana da Saúde:
Como dito anteriormente, existem vários tipos de controle de estoque. Vamos abordar aqui os três modelos mais usados nas farmácias: PEPS, PVPS e a Classificação ABC. Você pode mesclar as estratégias desses três modelos para otimizar o controle de estoque de medicamentos da sua farmácia.
O modelo de controle de estoque “Primeiro a entrar, primeiro a sair” (PEPS), ou em Inglês, “First in, first out” (FIFO) é uma estratégia na qual os produtos que chegaram primeiro ao armazenamento são despachados primeiro.
Esse sistema garante o fluxo contínuo e ordenado de mercadorias, sem o risco de desperdiçar produtos estocados há muito tempo. O modelo PEPS também facilita o cálculo do custo de estoque e custo de venda, para reajustar os valores corretamente se houver um aumento do preço dos produtos.
Já o modelo de controle “Primeiro a vencer, primeiro a sair” (PVPS) , ou em Inglês, “First expired, first out” (FEFO) é aquele que retira do estoque para venda, primeiramente, os produtos com data de validade mais próxima.
Essa estratégia é altamente recomendada para as farmácias e estabelecimentos de saúde, que lidam com produtos perecíveis.
Por último, o modelo de classificação ABC controla os itens conforme o critério de investimento de cada um. Esse sistema é ideal para estoques que possuem milhares de itens e possuem produtos mais importantes que outros para a empresa.
Os medicamentos são classificados em A,B e C, sendo que o tipo A são os produtos com alta movimentação de valor e pouca quantidade em estoque. Esses produtos exigem maior atenção da administração no controle de estoque.
Já o tipo C são os produtos com grande quantidade e pouca expressão no valor total do estoque. Essas mercadorias exigem menos atenção da gestão. E no meio do caminho, está o tipo B, que corresponde aos produtos de valor médio.
Separando os medicamentos dessa forma, é possível controlar os produtos do tipo C mecanicamente e com menos rigor, ao mesmo tempo que administra o estoque do tipo B calculando o Lote Econômico de Compras e os pontos de pedido.
Quer saber como aplicar esses modelos da melhor forma na sua farmácia? Vamos deixar aqui 8 dicas fantásticas para você!
Você já sabe quais produtos mais vendem na sua farmácia? Quais as marcas e laboratórios preferidos pelos seus clientes? É muito importante ter posse dessas informações para saber quais produtos priorizar e manter um estoque maior na sua loja.
Conhecendo o perfil do seu cliente e também se atentando às sazonalidades, você pode se antecipar e montar um estoque de produtos que serão muito requisitados nos próximos dias. Por exemplo: antialérgicos em tempo de clima seco.
De nada adianta ler todas essas dicas se não colocá-las em prática de forma padronizada. É preciso criar um método para controle de medicamentos que será seguido igualmente por todos os funcionários da farmácia, em uma frequência previamente definida.
Com disciplina e regularidade será possível garantir que todos os medicamentos estão em condições de uso e que o estoque está na medida certa.
Depois de definir o processo padrão de controle de medicamentos na sua farmácia, é hora de passar as orientações para todos os funcionários. Treine sua equipe para organizar os produtos nas prateleiras de exposição ao cliente e nos armários do estoque de armazenamento.
Outro ponto importante no treinamento da equipe é a conferência dos medicamentos no ato de recebimento e a checagem periódica dos prazos de validade. Quanto mais profissionais se envolverem com o controle de medicamentos, melhor para sua farmácia!
Lembre-se que o local de armazenamento das mercadorias deve ser seguro, separado do restante da farmácia e ter entrada restrita aos funcionários. A temperatura do ambiente precisa estar entre 15 a 30ºC, e a umidade entre 40% e 70%.
Além disso, o local deve ser livre de pó, lixo, roedores, aves, insetos e quaisquer animais. O estoque precisa passar por desinsetização periodicamente e ter telas finas nas janelas.
Tomar todos esses cuidados, recomendados pela Organização Pan-Americana da Saúde, vai garantir que os remédios sejam bem preservados no estoque e nenhum deles estrague por má conservação.
A organização dos medicamentos deve seguir uma estrutura lógica para agilizar a localização dos remédios e evitar erros de separação.
Uma sugestão é separar os produtos por categoria, grupo terapêutico ou formato (líquido e sólido), e depois ordenar os medicamentos em ordem alfabética.
A fim de manter todas as informações do seu estoque atualizadas, faça inventários periodicamente. O inventário deve conter a quantidade de cada produto e registrar as entradas e saídas de medicamentos.
No inventário, também deve constar quais mercadorias estão próximas à data de validade e quais estão sendo vendidos com maior rotatividade.
Conforme as recomendações da Organização Pan-Americana de Saúde e o modelo de controle de estoque PVPS, venda primeiramente os produtos e medicamentos com data de validade mais próxima.
Para isso, organize os itens nas prateleiras de estoque em ordem de validade e cheque periodicamente os lotes e as datas de vencimento para descartá-los ou transferi-los para uma sessão promocional.
Ter uma relação sólida e assídua com os fornecedores de medicamentos é importante para evitar atrasos de entrega e conseguir boas negociações no preço dos produtos.
Diversifique também sua lista de fornecedores para não ficar dependente de nenhuma empresa. Assim você não corre o risco de desabastecimento nem fica refém do aumento de preço de algum fornecedor.
Agora você já sabe a importância do controle de medicamentos e como colocá-la em prática na sua farmácia.
Várias das dicas que fornecemos podem ser aplicadas de forma manual, mas se você quiser facilitar a organização do seu estoque, vale a pena conferir o Sistema Farmácia Inteligente da Automatiza. Agora, se você quiser aprender mais sobre gestão na área das farmácias, separamos aqui um conteúdo sobre fluxo de caixa. Boa leitura!
Em acordo com a LGPD, ao preencher este formulário você autoriza o uso de seus dados para o recebimento de informações relevantes sobre a Automatiza e os serviços prestados. A qualquer momento poderá solicitar a exclusão de seus dados enviando uma solicitação para: privacidadededados@automatizasistemas.com.br
Em acordo com a LGPD, ao preencher este formulário você autoriza o uso de seus dados para o recebimento de informações relevantes sobre a Automatiza e os serviços prestados. A qualquer momento poderá solicitar a exclusão de seus dados enviando uma solicitação para: contatos@automatizasistemas.com.br.
